Mesmo as mais dinâmicas organizações exigem que seus colaboradores realizem uma grande quantidade de tarefas chatas. Pegue, por exemplo, a transferência manual de dados de um aplicativo para outro, isto não é apenas tedioso mas também tem uma alta probabilidade de que cometam erros.

A Automação de Processos Robóticos (na sigla em inglês RPA) é uma força de trabalho robótica virtual baseada em software que executa tarefas repetitivas e libera seus colaboradores para se concentrarem em aspectos mais  importantes de seu trabalho. Embora o RPA execute as atividades individuais com velocidade, agilidade e eficiência, quando utilizado em conjunto com outras tecnologias de automação ele também pode automatizar processos em toda a organização entregando resultados em demonstrar um retorno significativo sobre seu investimento.

Aqui estão as sete questões de RPA a serem feitas antes da implementação:

1.    O processo realmente necessita de automação?
Não é somente porque você pode que você deva automatizar um processo. Antes de investir em RPA, você deve considerar como o processo, em seu estado atual, está atingindo as expectativas, orçamentos e outros objetivos. A automação não irá consertar um processo ruim. Nós sempre devemos nos aprofundar na documentação do processo antes de avançar. 

2.    Como selecionar quais processos automatizar?
Pode parecer complicado determinar o retorno para seu esforço de otimização. Idealmente, você deve procurar automatizar processos que irão reduzir passos manuais e aumentar a velocidade de produção. Ferramentas de aprendizagem de máquina e inteligência de automação como o Kryon Process Discovery e Task Mining da Nintex podem nos ajudar a identificar facilmente e construir automaticamente automações com o melhor ROI.

3.    Estamos utilizando as melhores ferramentas para automatizar?
A tecnologia de RPA nem sempre é a resposta para todos os desafios. Processos mais complexos ou processos em que as pessoas são o foco podem requerer tecnologias complementares como automação de fluxos de trabalho, geração de documentos automatizada e assinaturas digitais. É fundamental trabalhar com um provedor de soluções que vai além de simplesmente o RPA. Você necessita de um parceiro que possa analisar sua organização como um todo e recomendar quando utilizar RPA e quando utilizar outras soluções.

4.     Quais conjuntos de habilidades são necessários para implementar o RPA?
Não tenha medo! Tudo bem se você não tiver programadores dentro de casa para ajudar a construir sua transformação de RPA. Muitos produtos de RPA não exigem que você codifique. Analistas de negócios e “citizen developers”, especializados em processos, podem dar suporte ao processo com ferramentas sem código ou de baixo código.

5.    Quais tarefas podem ser totalmente automatizadas e quais tarefas exigem assistência humana?
Muitas automações de RPA são de natureza autônoma, ou seja, são implementadas por uma equipe de TI e executadas nos bastidores, movendo dados entre sistemas de “back-end”. Os robôs RPA atualmente, tendem a ser cada vez mais atendidos, exigindo alguma forma de interação humana, onde os “bots” trabalham lado a lado com os humanos para ajudá-los a executar tarefas com mais eficiência. Por exemplo, em uma chamada telefônica em tempo real com um cliente, os bots podem oferecer suporte ao agente do “call center” executando consultas e entregando históricos de compras para ajudar nos esforços de “upsell”.  

6.    Você tem alguma necessidade de treinamento com a qual a RPA possa ajudar?
Alguns processos centrados no ser humano que não podem ser automatizados ainda podem ser otimizados por meio da aprendizagem guiada e executados por bots RPA, mostrando aos usuários onde clicar. Se um novo funcionário precisar executar uma compra de alto valor, ele pode ser guiado passo a passo por bot em um modo "mostre-me o que fazer". Esses bots "guias assistentes " são úteis em uma ampla variedade de cenários de treinamento e para uma dupla verificação do trabalho já concluído em relação às regras de negócios pré-configuradas.

7.    Quais resultados de negócios você espera?
A última, porém não menos importante, questão a respeito de RPA envolve pensar nos objetivos gerais da organização. Você pretende cortar custos? Acelerar os tempos de resposta? Economizar tempo para os funcionários se concentrarem em tarefas de maior valor?  Considere como o RPA se encaixa em sua jornada geral de transformação digital. É apenas RPA que você precisa? Ou o RPA é apenas um componente de uma estratégia mais ampla em direção a uma meta de automação maior que inclui descoberta de processos, documentação e gerenciamento de processos, fluxos de trabalho e análises de dados? Uma vez iniciado o processo de transformação, é difícil mudar plataformas e fornecedores e integrar-se entre eles, portanto, considere com quem você está trabalhando e se eles poderão ajudá-lo a atingir suas metas mais amplas de automação e eficiência.