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Problema:

Nas palavras de Lia Aversa, Coordenadora de Estratégia e ​Operações

 

APRESENTAÇÃO FUNDAÇÃO MARIA CECÍLIA
 
A Fundação Maria Cecilia Souto Vidigal foi criada em 1965 e, desde 2007, dedica-se à promoção do desenvolvimento na Primeira Infância por meio de geração e disseminação do conhecimento sobre o tema. Buscamos atuar sempre em parceria ou em rede, avaliando o impacto de nossos projetos e sistematizando as experiências para que possam ser replicadas.
 
Visão: “Desenvolver a criança para desenvolver a sociedade”
Missão: “Gerar e disseminar conhecimento para o desenvolvimento pleno da criança na primeira infância.”
 
NOSSA ESTRUTURA
 
A estrutura da Fundação Maria Cecilia Souto Vidigal conta com dois Conselhos, o de Curadores e o Fiscal, e dois Comitês, o de Investimentos e o de Comunicação. Todos os membros dessas quatro instâncias são voluntários.
Temos uma equipe enxuta, e contamos hoje com 27 funcionários, distribuídos pelas áreas de Comunicação, Conhecimento Aplicado, Estratégia & Operações  e Presidência.
 
Para atender a equipe dispomos de uma rede local com 2 servidores, 5 impressoras e 35 computadores entre desktops e notebooks e um link de internet dedicado de 20 Mb.

Com relação aos serviços Microsoft, temos implantado, e em uso, o Office 365, o Azure e o Dynamics 365.

Solução:

​BREVE HISTÓRICO do Relacionamento Fundação Maria Cecilia e MICROSOFT 

  
A Fundação Maria Cecilia iniciou o relacionamento com a Microsoft em 2006 ao obter, por doação, as licenças para o Windows XP e o Office Professional 2007.
 
A partir de 2010, por conta das doações que recebemos da Microsoft, via Techsoup, criamos nosso site institucional na plataforma Sharepoint on-premises.
Também utilizamos o Sharepoint para criação de outros sites, entre eles, os do simpósio internacional anual, e dos cursos de liderança executiva realizados em parceria com Harvard. Após os eventos, todos os materiais utilizados ficam disponíveis nos sites para download.
 
Em outubro de 2012, começamos a utilizar o Office 365. Apesar de na época ser uma assinatura paga, acreditávamos que seria muito vantajoso utilizar esta nova plataforma para substituir o serviço de e-mails que estava em um provedor local e no exchange do nosso servidor. A equipe precisava estar munida de ferramentas tecnológicas de ponta para realizar o seu trabalho sempre que necessário e de qualquer lugar, e com o Office 365 tivemos um ganho expressivo em mobilidade, disponibilidade e segurança do serviço.
Em fevereiro de 2014, fizemos a migração da assinatura paga do Office 365 Enterprise E1, para a assinatura para entidades sem fins lucrativos, o que para nossa organização é bastante significativo.

Benefícios:

Desde então, temos evoluído na utilização do O365 e implantamos:

 

 - ​​​​​​​​​Site de Equipe : Calendário institucional, Quadro de avisos e Documentos compartilhados;

 - Site de Contratos : aplicativo desenvolvido no sharepoint on-line para controle de todos os contratos da Fundação. Este aplicativo engloba desde a solicitação de criação de um novo contrato até o arquivamento da versão final digitalizada, incluindo todos os fluxos de trabalho envolvidos no processo;

 - Site de Apresentações : aplicativo desenvolvido no sharepoint on-line com objetivo de migrar as apresentações institucionais do servidor local e : padronizar e classificar o conteúdo; aumentar o aproveitamento de conteúdo já produzido; definir modelos para reduzir o esforço na produção e facilitar a pesquisa;

 - Sites de Projetos : criação de sites customizados com aplicativos nativos do sharepoint on-line para acompanhamento dos atuais 34 projetos da Fundação;

 - Power BI : criação de visões gerenciais dos projetos, baseadas nos dados dos sites de projetos.

 

Em junho de 2014, começamos a utilizar o Azure para hospedagem de nosso blog institucional.  No início deste mês recebemos um sponsorship da Microsoft, no valor de US$ 5.000/ ano, que utilizaremos na instância do blog que já está em produção (processo em andamento na Microsoft).
 
Em 2015, iniciamos a implementação do CRM Online, que depois foi migrado automaticamente para o Dynamics 365. Decidimos implementar uma solução customizada para facilitar a adoção e o engajamento da equipe.
Para a carga inicial dos cadastros de contatos e organizações consolidamos nossas bases de dados que estavam dispersas em várias ferramentas e fizemos um trabalho de saneamento desta nova base já tentando estabelecer um relacionamento com nossos contatos.
O objetivo é que a ferramenta sirva de suporte para a estratégia corporativa de relacionamento com os stakeholders da Fundação. Desta forma, estamos implementando gradativamente novos relacionamentos e processos, baseados nos projetos em curso neste ano. Para exemplificar, estamos em fase final de homologação de uma melhoria que irá nos permitir um acompanhamento de pessoas definidas como “fellows” da Fundação, que servirá de base para uma melhor análise, por parte da Fundação, do perfil destas pessoas e dos trabalhos de disseminação associados a cada uma delas.
 
Para o trabalho de desenvolvimento e suporte às ferramentas Microsoft, contamos com a empresa K2M Soluções, que é um parceiro Microsoft.

O que nós utilizamos neste Case: