Para muitas organizações que buscam se transformar digitalmente, a automação é a chave. Mas automação é um conceito amplo e, a melhor maneira de concretizar isso, depende do tamanho da sua organização e do setor em que você atua.
O primeiro passo para implementar a estratégia de automação correta é entender os processos de negócios em execução na sua organização. Para tal, você deve considerar um Centro de Excelência em Automação de Processos (CEAP), que geralmente consiste em líderes de áreas de negócios incumbidos de melhorar os processos em suas áreas.
Um Centro de Excelência em Automação de Processos (CEAP) é criado para:
- Mapear processos de forma corporativa;
- Decidir quais processos devem ser otimizados;
- Identificar processos ineficientes para que sejam removidos ou aperfeiçoados;
- Integrar processos de áreas distintas do negócio;
- Reduzir silos de informação.
Uma pesquisa realizada pela EMA - Enterprise Management Associates® (EMA™) mostrou que, enquanto apenas 7% das organizações estabeleceram um Centro de Excelência de automação de processos, 50% planejavam criar um nos próximos 12 meses. Vamos explorar como um CEAP pode beneficiar a sua empresa.
1. Visibilidade do Processo
Identificar ineficiências ou problemas em seus atuais processos de negócios é o primeiro passo para uma transformação digital eficaz. Aqui, o mapeamento de processos é fundamental. E, ao passo que todo processo é mapeado e torna-se visível, é mais fácil identificar quais processos podem ser otimizados e automatizados.
A equipe do CEAP trabalha em estreita colaboração com a alta gerência para chegar à raiz de como os processos funcionam e de que forma funcionam. Um determinado time do CEAP fica designado a estudar os processos para eliminar etapas desnecessárias e repetitivas. Isso melhora a eficiência do processo e libera o tempo dos colaboradores para que eles possam se concentrar em trabalhos de maior valor.
2. Acompanhamento dos Avanços Técnicos
Quando o recente estudo da EMA pediu às empresas que identificassem as necessidades mais importantes de automação, mais da metade dos usuários de negócios listou "adaptação à taxa de mudança". A evolução da tecnologia é um veículo para a inovação e eficiência no local de trabalho, mas somente se os colaboradores forem mantidos atualizados à velocidade das mudanças.
A equipe do CEAP pode garantir que sua empresa se mantenha atualizada com as tecnologias mais recentes, garantindo que seu ambiente de TI seja fluido, flexível e pronto para integração com outras soluções de negócios. O mapeamento de processos, por exemplo, ajuda a identificar processos ineficientes ou ineficazes, o que, por sua vez, ajuda a minimizar os problemas que podem surgir quando uma nova tecnologia é introduzida ao ambiente corporativo.
3. Aprimoramento da Colaboração
À medida que as empresas crescem, os processos geralmente se tornam inadequados ou obsoletos e precisam ser modificados ou substituídos por novos. A colaboração por toda a organização ajuda a garantir que todas as equipes estejam em sincronia conforme o negócio se expande.
Um processo que o CEAP pode facilitar essa colaboração é criando links entre as unidades de negócios. Visibilidade e comunicação são essenciais para a produtividade e a satisfação dos colaboradores - 99,1% dos colaboradores preferem um local de trabalho onde as pessoas identifiquem e discutam questões com confiança, embasamento e veracidade. Os CEAPs centralizam as informações para que os funcionários possam acessar os dados de que precisam para criar soluções personalizadas para os problemas.
4. Aumento da Satisfação do Cliente
Os clientes são a espinha dorsal de qualquer empresa, por isso é vital fornecer um ótimo serviço que corresponda à qualidade de seu produto. Sua empresa pode ter o melhor produto do mundo, mas os clientes têm grandes expectativas pelas marcas que escolhem; clientes querem experiências positivas e personalizadas.
Com a supervisão da equipe do CEAP, será possível mapear todos os processos relacionados às interações do cliente com sua empresa. Os mapas de processo mostram por que são necessárias várias etapas para os clientes passarem de A para B quando precisar de apenas uma. Quando você entende a jornada do cliente, você pode aprimorá-la para maximizar a satisfação e o valor dela para sua empresa.
5. Redução de Custos
As empresas podem ser desestimuladas pelos custos iniciais associados ao estabelecimento de um CEAP, porém possuir um pode economizar quantias significativas de dinheiro ao longo do tempo.
Pense em uma grande empresa. Ela pode ter centenas ou milhares de processos em vigor. Uma determinada equipe do CEAP pode identificar e analisar estes processos para apoiar no sentido de simplificá-los e minimizar o tempo necessário para que os colaboradores atinjam seus objetivos. A velocidade e a eficiência do planejamento e execução de um projeto melhoram, assim como a qualidade do serviço.
Um estudo do Gartner mostrou que os CEAPs podem economizar uma média de 30% em tempo e despesas na integração de aplicações e reduzir os custos de manutenção em 20%, ao mesmo tempo que permitem a melhoria do serviço, menor tempo de retorno e maior produtividade.
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Processos em geral sustentam tudo o que fazemos em nosso dia-a-dia. Eles são os métodos pelos quais entregamos os resultados que nossas tarefas exigem. Porém, é prudente que você dê um passo atrás a fim de visualizar as oportunidades de melhorar. Colocando em prática um CEAP – Centro de Excelência em Automação de Processos é uma ótima maneira de fazer isso. E a expertise da K2M Soluções, em parceria com a Plataforma Nintex é opção que seu futuro CEAP precisa para atingir o ponto de partida.
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