Publicado originalmente por Warren Wilson, no blog Nintex, em 05/08/2019
Nos últimos anos, a Automação Robótica de Processos (em inglês, RPA) tem se destacado no campo do gerenciamento de processos corporativos.
O mercado de RPA (software e serviços de implementação) cresceu mais de 160%, de US $ 2,8 bilhões em 2017 para US$ 7,5 bilhões este ano, a caminho dos US$ 16,2 bilhões em 2023, segundo uma pesquisa da Forrester.
A razão é simples, os bots de RPA podem lidar com uma grande variedade de tarefas repetitivas em alta velocidade, diminuindo os minutos do tempo de execução de processos que são executados milhares de vezes por ano. Os bots estão substituindo ou ampliando colaboradores em uma série de processos, desde o onboarding de novos colaboradores e processamento de folha de pagamento em RH passando por reconciliação de registros bancários até lançamentos contábeis mensais, e muito mais.
Ao passo que gerentes e analistas de negócios, de todas as indústrias, descobrem o poder do RPA, no entanto, há uma tendência de enxergá-lo como uma resposta simples para todas as necessidades de automação.
A “Regra dos Cinco”
Entretanto, como explicou o vice-presidente e analista da Forrester, Craig Le Clair, em um recente webinar “A verdade sobre o RPA (e seu papel no cenário de automação de processos)” promovido pela Nintex, as empresas que buscam implementar o RPA devem seguir a “Regra dos Cinco” para serem bem sucedidas: Menos de 5 decisões tomadas, menos de 5 aplicações consultadas e menos de 500 cliques no processo.
Os bots do RPA imitam as digitações feitas pelos humanos. Eles não são projetados para tomar decisões. Eles interagem por meio das interfaces de usuário das aplicações, consequentemente podem ser frágeis ao enfrentar muitas aplicações ou muitas digitações. Uma importante implicação da "Regra dos Cinco" é que o RPA, apesar de todo o seu poder, não é a resposta para todas as necessidades de automação.
Como Le Clair explica, os desafios dos processos assumem uma variedade de formas ao passo que uma variedade de soluções foi desenvolvida para endereçá-los. Tais desafios, geralmente, são classificados em diversas categorias que incluem:
-
Soluções para gerenciar processos “profundos”, como a integração de novos clientes, o processamento de faturas e gerenciamento de pedidos;
-
Soluções para grandes implantações a nível corporativo para melhorar a experiência do cliente e a eficiência operacional;
-
Soluções de gerenciamento de incidentes e solicitações de serviços;
-
Soluções de suporte a decisões;
-
Chatbots;
-
Assim como o RPA.
Gerencie, Automatize e Otimize - com mais do que apenas bots
O Chief Evangelist da Nintex, Ryan Duguid, descreveu uma abordagem inteligente para a automação de processos corporativos como uma abordagem de ciclo fechado ou abordagem de ponta a ponta com três estágios principais: gerenciar, automatizar e otimizar.
1. Gerenciar
No estágio de gerenciamento, uma organização busca descobrir, mapear e documentar seus processos existentes, depois compartilha todas essas informações entre os principais stakeholders para ganhar escala de awareness institucional sobre como a organização funciona.
Muitas organizações carecem de uma compreensão exata de seus processos, ou ainda alguns colaboradores compreendem um processo em específico, mas tal entendimento não é amplamente compartilhado. Se a organização automatiza um processo mal definido, pode simplesmente acelerar um processo ruim, desperdiçando uma chance de melhoria.
Por outro lado, quando os processos são bem definidos e documentados, eles são muito mais visíveis, e os stakeholders frequentemente encontram oportunidades de melhorias no processo antes mesmo de serem automatizados.
2. Automatizar
Uma vez que a organização tenha mapeado e documentado seus processos, ela pode tomar decisões inteligentes sobre quais tecnologias de automação aplicar. Como mencionado, o RPA é adequado para processos manuais repetitivos, extraindo dados de um lugar (seja um aplicativo ou um formulário em papel) e movendo-os para outro, sem necessidade de tomada de decisões.
Mas muitos processos exigem colaboração, julgamento e tomadas de decisões. Pense, por exemplo, em avaliar os candidatos para cargos em aberto, ou preparar uma proposta comercial. Esses tipos de processos são adequados para a automação do fluxo de trabalho, que pode encaminhar as informações para o colaborador certo no momento certo e garantir que todos sejam consultados antes que uma decisão seja tomada.
Formulários digitais, seja eles visualizados em laptops, desktops ou dispositivos móveis, são outra forma de automação. Ao substituir o papel, os formulários digitais podem acelerar drasticamente a forma como as informações são capturadas e encaminhadas para ações e decisões. Os formulários digitais também podem, por exemplo, reduzir erros, oferecendo ao usuário uma lista suspensa com um número finito de itens para escolher.
A geração de documentos e a assinaturas eletrônicas também devem fazer parte da estratégia de automação de uma organização. Pense, por exemplo, em contratos comerciais que devem ser adaptados com termos específicos para produtos ou países diferentes. As soluções de geração de documentos podem fazer isso automaticamente, permitindo que as pessoas envolvidas se concentrem na estratégia de vendas ou interagindo diretamente com os clientes, ao invés de ficarem “copiando e colando” documentos.
Em suma, existe uma variedade de ferramentas para tratar de diferentes aspectos do desafio da automação. Na maioria das organizações, a melhor estratégia envolverá vários elementos. Pense, por exemplo, em construir uma casa e enfrentar uma série de projetos distintos. Você precisará de serras, martelos, chaves de fenda e muito mais, a ferramenta certa para cada aspecto do projeto.
3. Otimizar
Uma vez mapeados seus processos e cuidadosamente selecionadas as ferramentas certas, terminamos? Ainda não.
Não importa o quão cuidadoso tenha sido o planejamento e implementação da sua solução (ou soluções) de automação, você provavelmente encontrará obstáculos, até mesmo falhas e oportunidades de melhorias ao longo do tempo, pontos que provavelmente não poderiam ter sido previstos antecipadamente.
Mesmo que o problema seja óbvio, como por exemplo um processo demorando mais para ser concluído do que o esperado ou desejado, o motivo pode não ser óbvio. Aqui é onde as ferramentas de otimização são importantes. As ferramentas que permitem monitorar, analisar e melhorar continuamente o funcionamento de seus processos.
Para fazer isso, você poderá “instrumentar” seus processos para coletar dados sobre onde, com que frequência, por quem e com que rapidez eles são executados. Com esse tipo de percepção, você poderá visualizar como e onde adaptar seus processos para que sejam executados com mais agilidade e facilidade.
Esta é uma abordagem de ponta a ponta para automação. Tudo se resume a entender três pontos: porque você está automatizando, como e o que você quer alcançar. Tenha respostas específicas para essas três perguntas e você estará no caminho certo.
Para saber mais sobre todas essas iniciativas e sobre como a Plataforma Nintex pode ajudar sua organização, entre em contato conosco.
K2M Soluções | Nintex Certified Partner
